Os custos do software ERP variam muito dependendo do fornecedor, do número de módulos necessários, se o sistema é baseado em nuvem ou executado localmente, se uma empresa terceirizada fará a implementação e do número e tipos de licenças de usuário.
É importante ressaltar que nem todos os usuários precisam de licenças completas. Os fornecedores de ERP oferecem preços diferentes com base nos recursos que cada usuário precisa acessar. Portanto, o acesso deve ser personalizado de acordo com os dados e recursos necessários para a função de cada funcionário — inclusive para os executivos de alto escalão. Por exemplo, a taxa para alguém que precisa apenas registrar suas despesas ou controlar seu tempo será menor do que a taxa para alguém responsável pelo pagamento de contas.
Dependendo de como o sistema ERP for implementado, poderá haver custos iniciais significativos, incluindo taxas de licenciamento, manutenção anual, hardware (para instalações locais), custos de conversão e transferência de dados, programação personalizada, testes, treinamento e suporte à implementação por parte do fornecedor e/ou consultores. Para avaliar os custos contínuos, considere o número de usuários/assinaturas necessários, o suporte contínuo, os futuros complementos e personalizações previstos e o número de países em que sua empresa opera.
Custos mais elevados não significam necessariamente um sistema melhor. Se, por exemplo, uma solução ERP mais cara tiver funcionalidades que você não precisa ou provavelmente não usará, o valor dessa funcionalidade extra será baixo. Este é mais um motivo pelo qual é fundamental realizar uma avaliação completa das necessidades no início da implementação de um sistema ERP.
Para obter uma visão precisa do retorno sobre o investimento (ROI) de um sistema ERP para sua organização, é recomendável analisar o período de retorno ao longo de cinco a sete anos.